Portlr vs. andre timeregistreringssystemer - Portlr

Portlr vs. andre timeregistreringssystemer

timeregistreringssystemer

Vi får ofte spørgsmålet: “Hvorfor skal vi vælge Portlr frem for andre timeregistreringssystemer?”, og selvom der er mange svar på dette spørgsmål, er det ofte nok at sige: “Fordi vi garanterer jer et bedre dækningsbidrag”. Det kan virke lidt nonchalant, men med vores nye måde at håndtere timeregistrering, er det faktisk muligt.

Silosystemer medfører uoverskuelighed

Der findes mange systemer på markedet, der tilbyder hhv. timeregistrering, projekthåndtering, servicedesk, udgiftshåndtering osv. Systemerne fungerer godt enkeltvis, men så snart man skal have systemerne til at snakke sammen, bliver det vanskeligt. Og med vanskeligt mener vi dyrt og tidskrævende. Mange virksomheder arbejder netop i siloer, hvor informationer ligger i flere forskellige systemer. Informationer om projektet ligger i ét system, timeregistreringen foregår i et helt andet, og faktureringen sker i et tredje system. Det skaber problemer for både virksomheden og kunden.

Undervejs som der tidsregistreres, er konsulenten nødt til at lave en beskrivelse af sit arbejde, så projektlederen i sidste ende kan påføre timerne på en faktura. Ofte er virkeligheden dog, at beskrivelsen er så mangelfuld, at projektlederen ikke kan gennemskue, hvad tiden er brugt på. Og det er, hvis beskrivelsen overhovedet er skrevet. Projektlederen er nu nødt til at tage kontakt til den pågældende medarbejder, der sjældent kan huske, hvad der blev lavet flere uger tilbage. Projektlederen står nu med et muligt forklaringsproblem, når kunden spørger ind til, hvad timerne er blevet brugt på. Hvis ikke leverandøren kan gennemskue, hvad timerne er blevet brugt på, hvordan kan man så forvente, at kunden kan?

Derfor tilbyder Portlr en løsning, hvor timeregistrering, projekthåndtering, servicedesk, udgiftshåntering og meget mere er samlet på én platform.
Det sikrer flere fakturerbare timer, overskuelige fakturaer og gladere kunder.

Portlr desktop applikation

Leverandøren mister fakturerbare timer med mangelfulde timeregistreringssystemer

Når projektlederen har brugt dage – hvis ikke uger – på at eksportere timeregistreringerne til Excel, sammenholde med informationer fra et andet system, for endelig at oprette fakturaen i et tredje system, sker det ofte at konflikten opstår med kunden. Fordi projektlederen ikke kan gennemskue 100%, hvad timerne er brugt på, ender fakturaen ofte med en vag beskrivelse. Kunden kan ikke gennemskue fakturaen og stiller ofte spørgsmålstegn ved beløbet, fordi det ikke er tydeligt, hvad timerne er brugt på. Projektlederen kan ikke svare kunden præcist nok og er i sidste ende nødt til at skære timer af fakturaen for at undgå konflikt med kunden. Timerne er væk, og som oftest faktisk noteret korrekt, og omkostningen til konsulenten er afholdt. Men fordi leverandøren ikke kan dokumentere for timerne, mister de i sidste ende fakturerbare timer for at beholde kunden.

Ovenstående scenarie er langt fra enkeltstående. Tværtimod. Realiteten er, at rigtig mange virksomheder i dag oplever dette scenarie hver eneste måned, når de skal fakturere. Det er én af årsagerne til, at 40% af IT-kontrakter ender i konflikt.

For at undgå konflikter gør Portlr det nemt for kunden og leverandøren at kommunikere. Leverandøren kan let sende et estimat til kunden om opgavens timeomfang og pris via Portlr. Herefter kan både kunde og leverandør hele tiden følge med i, hvad der bruges af timer og på den måde, undgår man misforståelser og mistillid i samarbejdet.

Ulempen ved ikke at vælge Portlr

Omkostningerne ved at køre flere forskellige systemer er således:

  1. Tidsmæssig omkostning ved at skulle eksportere og sammenholde data fra flere forskellige platforme
  2. Nedskæring af timer grundet for dårlig dokumentation af timer forbrugt overfor kunden
  3. Konflikter med kunder, der i sidste ende kan resultere i ophørt samarbejde
  4. Omkostninger til flere forskellige systemer i stedet for ét samlet

Hvor andre timeregistreringssystemer er gode til hver deres ting, samler Portlr alle funktioner i ét system. Derved kan Portlr afhjælpe netop ovenstående problemstillinger. Med Portlr kan I altid sikre kundens accept af en opgave før start, følge udviklingen af timeforbrugt undervejs ift. det aftalte med kunden, og fordi timeregistreringerne er bundet op på projekter/opgaver, er beskrivelsen af en tidsregistreringen ofte overflødig. Kunderne har nu fuld gennemsigtighed i deres fakturaer, og der bliver derfor ikke længere stillet spørgsmålstegn ved fakturaens beløb eller beskrivelse.

Vores kunder bruger i gennemsnit 80% mindre tid på fakturering og har øget deres dækningsbidrag med 35%.