Mangelfuld tidsregistrering koster en formue - Portlr

Mangelfuld tidsregistrering koster en formue

tidsregistrering

Forskellen mellem fortjeneste og tab på et projekt eller opgave er ofte ikke stor i konsulentbranchen og afhænger i meget høj grad af tidsregistrering og kvaliteten heraf.
Typisk skyldes det ikke, at et projekt er estimeret for lavt eller leveret mangelfuldt. Det skyldes i stedet ofte mangelfuld redegørelse af timeforbrug overfor kunden.

Ved meget små justeringer på hvordan I håndterer projekter, estimater og aftaler kombineret med lettere og mere præcis timeregistreringer fra jeres konsulenter, kan I forøge jeres dækningsbidrag på minimum 20% og samtidig få mere tilfredse kunder.

 

Kunder vil gerne betale mere

Ligesom det er tilfældet med jer selv, så har I sikkert ikke noget imod at betale mere, så længe I får noget for pengene. Dette er også tilfældet med jeres kunder. Det kræver blot, at de kan gennemskue, hvad de får for pengene.

Meget ofte er den mangelfulde faktura og dokumentation af, hvad kunderne betaler for årsagen til spørgsmål, mistillid og i sidste ende konflikt.

 

Manglende godkendelser på ændringer og mindre opgaver

Ofte bliver kunderne ikke adviseret om omkostningen, når de igangsætter mindre ændringer eller opgaver.

I løbet af en måned kan alle disse småopgaver dog godt løbe op. Dermed kan den samlede faktura blive overraskende stor for en kunde. Samtidigt kan der også være forskel på, hvad kunden og leverandørens opfattelse af opgavens forventede tidsforbrug er.

 

Mangelfuld tidsregistrering fra konsulenterne

Konsulenterne har fokus på den opgave, de udfører – ikke på det store billede. Samtidigt laver de typisk deres tidsregistreringer, som det sidste på en lang arbejdsdag. Derfor er detaljegraden på tidregistreringer ofte også mangelfuld og i nogle tilfælde endda ubrugelig.

 

Tidskrævende fakturering

Vores erfaring, som ledere i konsulenthuse i 15 år, har givet os et stort indblik i den månedlige “højtid” – faktureringen. Det helt store puslespil laves hver eneste måned, og de samme tidskrævende spørgsmål skal besvares. Hvad er det, konsulenten har registreret? Er det på projektet eller en ny opgave? Hvad er der aftalt af estimat på denne lille ændring (typisk sendt pr. mail)? Spørgsmålene er mange, og meget sjældendt (aldrig) muligt at finde.

Selv med meget få ansatte kan dette tage dagevis at komme igennem. Efterhånden som faktureringen skrider frem, og man gentagne gange ikke kan begrunde overfor kunden, hvad timerne er brugt på, vælger man ofte at afskrive timer for at undgå spørgsmål og mistillid fra kunden. Det er timer, som kunden måske gerne vil betale for, hvis dokumentationen er i orden, men fordi leverandøren ikke har dokumentation for timerne, er det mistede fakturerbare timer – direkte på bundlinjen.

 

Minimum 15% øget dækningsbidrag

Følgende forudsætninger skal være til stede, for at I sikrer mere tilfredse kunder, øget fortjeneste og gladere konsulenter, da de skal bruge mindre tid på timeregistrering:

  • Kunden skal godkende alle opgaver over et aftalt timeantal
  • Kunden skal på deres faktura gennemskue, hvilken opgave de er faktureret for samt kunne logge ind og sammenholde estimat med timeforbrug
  • Konsulenten skal kunne vælge sag ved tidsregistrering for at mindske behovet for kommentarer
  • Lederen skal kunne se, hvad der er aftalt, forbrugt og tidligere faktureret. Herved kan man hurtigt overføre resterende timer i forhold til aftale på fakturaen.

Hvis jeres nuværende time- og sagssystem ikke allerede understøtter ovenstående, så giver vi gerne en demonstration af Portlr samt 1 måneds gratis prøveperiode.