Dashboard

Portlr dashboard

Hurtigt overblik

Når I eller jeres kunder logger ind i Portlr, møder I et dashboard, som giver jer et hurtigt overblik over de vigtigste data.

Konsulent dashboard

Med vores dashboard til leverandører, er der mulighed for at konsulenten kan få et overblik over:

  • Antal projekter de er tildelt
  • Projekter som er overskredet
  • Nye opgaver
  • Faktureringsgrad for dem som konsulent og for virksomheden som helhed
  • Nyheder i Portlr, så han/hun kan følge med i nye muligheder på platformen

Kunde dashboard

Jeres kunder får mulighed for at få overblik over:

  • Aktive opgaver
  • Opgaver som afventer godkendelse af estimat
  • Opgaver som afventer kundetest
  • Status på fakturaer

Begge dashboard udvides løbende med nye muligheder for jer og jeres kunder.

Mulighed for deadline funktion

Arbejder I med deadlines og ønsker det integreret på jeres dashboard, kan vi nemt og omkostningsfrit tilføje det for jer. Det sikrer, at medarbejderne altid har et overblik over de næste deadlines i en overskuelig rækkefølge.

Opgaver / servicedesk

Servicedesk

Digital accept

Når I har indgået et samarbejde med en kunde, kan de enten sende opgaver ind til servicedesken pr. mail eller logge ind og oprette opgaven. Uanset hvordan opgaven oprettes, er enighed om opgavens økonomi og omfang vigtig at have på plads, inden den startes op.

Når en opgave er oprettet, kan du tilføje et estimat og bede om kundens accept inden opstart. Herefter modtager kunden en mail med et link, som de skal trykke på, hvis de accepterer estimatet. Når estimatet er godkendt, kan opgaven igangsættes.

På denne måde flytter I estimatet ud af mailboksen og ind i Portlr. Estimatet er i øvrigt synligt, når der registreres timer og til sidst, når der faktureres. På denne måde er alle som arbejder på opgaven opmærksomme på, hvad der er aftalt.

Dette lyder som en simpel og lille ting, men hos mange af vores kunder er det lige præcis her, hvor de opnår den største gevinst sammenlignet med alle andre supportsystemer på markedet.

Office 365 kundeportal

De fleste virksomheder har i dag en Office 365-konto, og da Portlr er en integreret del af Office 365, er det muligt at oprette kundesites. Herfra kan I dele dokumenter og samarbejde med kunderne omkring aftaler, dokumentation, projektdokumenter osv.

Vores 15 års erfaring med SharePoint/Office 365 gør, at vi foruden kundesites også kan tilbyde en masse andre moduler til SharePoint og Office 365, som sikrer at I arbejder så effektivt som muligt.

Timeregistrering

Brugbare registreringer

Der er to typiske udfordringer, når det kommer til timeregistreringer:

  1. Medarbejderens registreringer er ofte mangelfulde, når det kommer til den beskrivelse, de indtaster
  2. Det er meget tidskrævende at fakturere, da det er svært at gennemskue, hvilken opgave medarbejderen har arbejdet på, og hvad der er aftalt med kunden i forhold til økonomi

 

Årsagen til disse problemer skyldes at timeregistrering er på kunde/projektniveau, og de enkelte delopgaver er registreret i et andet system.

Portlr er både et timeregistrerings- samt opgave/supportsystem, og derfor kan vi gøre det endnu lettere for medarbejderen at registrere timer. Medarbejderne skal blot vælge projekt og evt. opgave, samt hvornår de har arbejdet på opgaven. Når dette er gjort, er kommentarer overflødige, selv om det fortsat er muligt at indtaste.

Gode registreringer medfører let og mere præcis fakturering hvilket i sidste ende betyder øget fortjeneste.

Kunder

Det er hurtigt og let at oprette nye kunder, da Porltr har en direkte integration til CVR-registreret.

Du skal blot indtaste kundenavn, CVR-nummer eller andet, hvorefter alle andre oplysninger udfyldes automatisk.

Lettere bliver det ikke.

Projekter

Timepris eller kontrakttimer

Når I opretter et projekt, kan I vælge om det skal faktureres pr. time, via kontrakttimer eller med fast pris.

Herefter skal I tilføje en projektansvarlig, leder og konsulenter. Disse får adgang til at registrere timer og at kunne arbejde på opgaver, der er tilknyttet projektet.

Det er også muligt at vælge, hvorvidt de enkelte konsulenter skal arbejde til samme timepris eller differentierede priser på projektet.

Udlægsregistrering

Udlægsregistrering

Kørsel, hotel eller noget helt tredje

Registrerer I kørsel, fortæring eller andre udgifter, er dette muligt at gøre på platformen, så de indgår i de samlede omkostninger.

I kan også bruge modulet, hvis I har solgt en printer eller andet fysisk, som er relateret til en kunde og et projekt, som I senere skal huske at tilføje til fakturakladden.

Vi arbejder desuden på at udvide dette modul til også at inkludere automatisk kørselsregistrering.

Fakturering

Hurtigt overblik

Da timeregistrering og opgaver/projekter er tæt forbundet i Portlr, er fakturering let og hurtig.

Her kan I vælge den klassiske visning, hvor alle registreringer for en kunde/et projekt vises på en lang liste.

I kan også vælge Portlr’s “Gruppér efter opgave”-visning, hvor alle registreringer til en enkelt delopgave bliver vist sammen. Derudover kan I se estimatet aftalt med kunden og se, hvad der tidligere er faktureret på opgaven.

For at gøre det endnu lettere, har vi implementeret en “Copy to all”-funktion. Vælger du, at en time på en opgave er fakturerbar og skal tilføjes til fakturaen og trykker copy to all, så tilføjes alle registreringer under denne opgave. På den måde skal du ikke markere hundredevis af linjer med samme markering.

Vi har også gjort det lettere for jer at se, hvad der allerede er faktureret eller markeret som “Ikke fakturerbar” med vores funktion “Show new registrations”. Hvis du har aktiveret dette, så ser du kun de registreringer, som du endnu ikke har taget stilling til.

Vores kunder reducerer typisk tiden forbrugt på fakturering med 80%.

Bogføring / integration

Når alle jeres registreringer på kunder og opgaver er tilføjet en fakturakladde,  kræver det kun ét klik at oprette en identisk fakturakladde i jeres bogføringssystem.

Vi integrerer med de fleste anerkendte systemer på markedet såsom:

  • Dinero
  • Billy
  • E-conomic
  • Navision
  • Uniconta

Er jeres bogføringssystem ikke på listen så kontakt os. Vi laver gerne en integration til jeres foretrukne system.

Rapportering

Hurtigt overblik

Du kan hurtigt trække rapporter ud af Portlr. Det gælder fx rapporter ang. timer forbrugt på et projekt, timeregistreringer fra en specifik konsulent, omkostninger registreret på en kunde i en given periode osv.

Rapporterne kan enten ses online eller eksporteres til Excel. For mere avanceret rapportering har vi en række PowerBi-rapporter, som taler op imod Portlr.

Administration

Roller og brugere

I kan selv tilføje interne medarbejdere, kunder, administratorer samt oprette nye roller på jeres platform.

Derudover har I også mulighed for selv at tilpasse designet til jeres design og logo.

Ønsker I integration til jeres økonomisystem, unik e-mailadresse og URL, er dette også muligt.

Kort sagt; Portlr kan tilpasses 100% til jeres virksomheds behov.

Eget design og sprog

Tilføj jeres eget logo, farver og profilbilleder til jeres medarbejdere, så jeres platform kan få det helt rigtige visuelle design i forhold til netop jeres virksomhed.

Platformen er samtidig 100% oversættelig. Så arbejder I med “klienter” i stedet for “kunder”, eller “sager” i stedet for “projekter”, kan I frit tilpasse platformen efter jeres behov.

Single sign-on

Hverken jeres kunder eller interne medarbejdere skal oprette et unikt login eller password for at kunne logge ind på Portlr.

Portlr er en integreret del af Office 365 og Azure. På den måde kan brugerne naturligvis logge ind med det samme brugernavn og password, som de allerede har.

Benytter jeres virksomhed Google, understøtter vi naturligvis også dette. Skulle I ønske et unikt brugernavn og password til Porltr, er dette også muligt.