Få succes med god planlægning

Bedre planlægning

God planlægning er ikke altid ligetil, men ikke desto mindre meget vigtig for din virksomheds succes. De fleste virksomheder har en strategi, og formentlig en god én – men så snart planen skrider, mangler der et sikkerhedsnet. Men hvorfor er det så svært at lave en god plan for sin virksomheds strategier? Mangler der værktøjer? Mangler der ressourcer? Eller er det fordi virksomheder fejler i deres planlægning? Årsagerne kan være mange, men en ting er sikkert – planlægning er vigtigt.

“If you fail to plan, you are planning to fail” – sådan sagde den amerikanske polyhistor Benjamin Franklin engang. Et citat, der stadig i dag er værd at bide mærke i. Helt konkret betyder det, at hvis du ikke formår at planlægge, så er du automatisk på vej mod fiasko. Dette gælder også på arbejdsmarkedet. Vejen til en succesfuld virksomhed er planlægning af strategier. Vi ser ofte, at mange virksomheder ikke formår at planlægge – hverken kortsigtet eller langsigtet. Det kan have store konsekvenser for deres succes.

 

God planlægning kræver dynamik og strategi

Planlægning er ikke en statisk process, der udføres og så ligger klar. Planlægning er konstant, og virksomhedens medarbejdere skal være i stand til at træffe løbende strategiske beslutninger, når der opstår skrid i de oprindelige planer. Men hvad kan man helt konkret gøre for at få styr på sin planlægning? En idé kan være at skrive tre ting ned hver dag, som man skal have udført i løbet af dagen. Det giver fokus, og opstår der udfordringer i løbet af dagen, har du hele tiden overblik over, hvad du skal gå tilbage til og have udført. Prioriter de tre ting, involver de mennesker der skal hjælpe med opgaverne og kom så i gang. Det kan også være en fordel at implementere værktøjer som Microsoft Planner. Microsoft Planner er en applikation, der gør det muligt at oprette og uddelegere opgaver, dele filer, samarbejde og kommunikere med andre brugere osv. Et sådant værktøl kan være med til at gøre planlægning nemmere og give overblik.

Det kan endda være en fordel at udvide de tre mål til uge- eller månedsbasis. Sæt nogle mål for ugen eller måneden. På den måde har du hele tiden fokus på de opgaver, der er vigtigst for din virksomhed.

 

Planlæg møder – med dig selv

En proppet kalender er formentlig noget, de fleste kender til. Utallige møder med kollegaer, kunder, ledelsen osv. hober sig op og fylder vores arbejdsdag. Ofte glemmer vi dog at prioritere det vigtigste møde af alle – mødet med os selv.

Tag dig tid til at fundere over din arbejdsdag, dine fremskridt, hvilke ting du mangler at lave, og hvordan din planlægning er gået. Det kan være, at du mangler en pause mellem dine tre planlægningspunkter, har 10 minutter mellem andre møder eller afslutter med at fundere over dagen der er gået, og dagen der kommer. Essensen er, at du får overblik over hvor langt du er nået med dine opgaver, og hvordan det passer med din planlægning.

Husk møderne med dig selv og få sat perspektiv på arbejdsdagen.

 

Bevægelse vs. fremskridt – to forskellige ting

En anden udfordring i hverdagen er følelsen af, at man får udrettet noget i løbet af en arbejdsdag. I de travle dage kan man nemt sidde tilbage med følelsen af: “Hvad fik jeg egentlig lavet i dag?”. Når tiden går med møder, sende e-mails, telefonsamtaler og mange andre presserende opgaver kan det være svært at have en fornemmelse om, hvordan dagen er gået. Sidst på dagen sidder du tilbage med en følelse af ikke at have udrettet noget.

Det er der heldigvis en løsning på. En mulighed er at bruge Microsoft To-Do. Den giver dig mulighed for at oprette opgaver, som du løbende kan krydse af i programmet. På den måde får du et klart overblik over, hvad du egentlig har brugt dagen på, og så er det slut med at have dage, hvor du ikke føler, du har nået noget som helst. Udover det kan programmet også hjælpe dig med at prioritere dine opgaver og gøre det mere attraktivt faktisk at afslutte dine opgaver. Med endnu en afkrydset opgave får man en følelse af at have udrettet noget i løbet af dagen.

Der er altså utallige fordele ved at have fokus på god planlægning af dine strategier.