Effektiviseret administration og øget fortjeneste - Blue Dock-case - Portlr

Effektiviseret administration og øget fortjeneste – Blue Dock-case

øget fortjeneste

Portlr blev primært stiftet med fokus på forenklet og effektiviseret timeregistrering med fokus på øget fortjeneste for den enkelte virksomhed. Programmet er siden 2015 blevet implementeret som det foretrukne timeregistrerings- og opgavesystem i mange virksomheder. Blandt de første brugere var konsulentvirksomheden Blue Dock, der efterspurgte et system, der samlet kunne håndtere timeregistrering og opgavehåndtering.

Blue Dock blev stiftet i 2014 som konsulentvirksomhed. Fokus var på rådgivning og etablering af løsninger bygget på Office 365, Windows Azure og andre relevante systemer. Blue Docks behov var et program, der gjorde det nemt at administrere timer og koble timer op på konkrete opgaver for på den måde at kunne optimere deres fakturering. Det skulle være nemt både for den enkelte konsulent, kunden og den faktureringsansvarlige. 

Implementeringen af Portlr hos Blue Dock – en proces

Portlr blev introduceret i flere faser for kontinuerligt at sikre et system, der passede bedst muligt til Blue Docks behov. Fokus var på at reducere administrationstiden samt sikre øget fortjeneste ved at sikre flere fakturerbare timer hos virksomheden.

Fase 1 – Portlr som base for et godt samarbejde

Inden implementeringen af Portlr benyttede Blue Dock sig af to individuelle systemer. Et til at håndtere opgaver og et til timeregistrering. Individuelt to kompetente systemer, men begge uden mulighed for at integrere de funktioner, den anden havde. Det betød i praksis, at Blue Dock måtte benytte sig at to forskellige systemer til at håndtere noget, der arbejdsmæssigt var tæt relateret. 

Portlr fik derfor udviklet en servicedesk og projektportal. Herfra er det muligt at indtaste et estimat på en opgave og sende denne gennem Portlr til kunden. Så er det blot op til kunden at godkende opgavens omfang. Det sikrer en god start på et godt og tillidsfuldt samarbejde.

Fase 2 – Gennemskuelig fakturering

Et andet omfattende problem Blue Dock stødte på med to systemer, der ikke kunne samarbejde, var integrering af timer koblet på bestemte opgaver. Det var ikke muligt at koble antal brugte timer på den enkelte opgave, de var brugt på. I takt med at Blue Dock voksede som virksomhed, blev det sværere og sværere at overskue uigennemskuelige fakturaer.  

Nu er det muligt for konsulenterne hos Blue Dock at registrere timer brugt på en konkret opgave. Derved er timer og opgaver direkte forbundet, hvilket gør det nemmere for projektlederen at overskue fakturaerne. 

Fase 3 – Reduceret faktureringstid

Selvom det nu var nemt og gennemskueligt, hvad timerne hos konsulenten blev brugt på, var fokus at optimere og effektivisere fakturering yderligere. Her blev løbende fakturering introduceret. Det betød i praksis, at når en opgave var udført, kunne timerne brugt på denne overføres direkte til fakturakladden. Det betød en mere udførlig faktura og mindre arbejde for projektlederen, der skulle fakturere i slutningen af måneden. 

Fase 4 – Automatisk registrering, øget fortjeneste

Blue Dock brugte som mange andre virksomheder mange timer på at konversere med kunden over telefonen. Derudover gik meget arbejdstid med at besvare/skrive mails og konstruere præsentationer. Tid, der ikke blev registreret og dermed gik tabt. 

Portlr introducerede i 2019 en mobil- og desktop-app. Fordelen ved disse er, at de automatisk er aktive hos brugeren. Det betyder, at når konsulenten snakker i telefon eller besvarer en mail, så registreres dette automatisk på dennes aktivitetslog. Det gør det nemt for konsulenten, der går færre timer tabt og forhåbentlig opleves øget fortjeneste.

Hvad har implementering af Portlr betydet for Blue Dock?

For Blue Dock har Portlr forenklet timeregistreringen for alle virksomhedens konsulenter. Men vigtigst har det givet dem en mulighed for at have det bedst mulige samarbejde med deres kunder. Blue Dock leverer deres produkter til en fast pris, hvilket kan skabe udfordringer, når kunden vil tilføje nye projekter. 

Med Portlr har Blue Dock nu timeregistrering, opgaver og fakturaer samlet på én platform. Der er styr på de enkelte opgavers omfang, den aftale pris og begge parter kan føle sig trygge i samarbejdet.