Integration til Outlook: Slip for dobbeltarbejde 8. april 2020

På mange arbejdspladser er Outlook en lige så naturlig del af hverdagen som en stol at sidde på. Derfor skal det være nemt og hurtigt at bruge data fra Outlook, når du timeregistrerer.

Integration til Outlook

Outlook er en integreret del af arbejdsdagen, der både bruges til kommunikation og planlægning. Vi lancerer vores seneste feature – Event Logger – så dit møde og dine opgaver i Outlook automatisk overflyttes til det aktuelle projekt i Timevo. Gennem denne integration til Outlook slipper du for en masse dobbeltarbejde.

Sådan fungerer event loggeren

Når du fremadrettet opretter møder  i din kalender i Outlook, kan du vælge Timevo-logoet i højre side, hvorefter mødet overflyttes til Timevo. Har mødet varet kortere eller længere end den planlagte tid, kan du ændre tiden direkte i Outlook. Du kan også planlægge dine egne arbejdsopgaver i din kalender, hvorefter de overflyttes til Timevo.

Fordele – der effektiviserer din hverdag

  • Mødets titel rykkes automatisk over i Timevo som en beskrivende kommentar på opgaven / projektet.
  • Du kan altid ændre mødets længde direkte i Outlook, hvorefter ændringen følger med over i Timevo.
  • Hvis du sletter et møde i Outlook, slettes timeregistreringen også i Timevo.
  • Når du opretter en opgave til dig selv, kan opgaven på samme måde flyttes til Timevo.
  • Den titel du bruger til at beskrive din opgave, registreres som en beskrivende kommentar på opgaven / projektet.
Dårlig timeregistrering koster en formue

Dårlig timeregistrering koster en formue

Mangelende beskrivelser. Uklare timer. Afskrivning.

Det er noget, de fleste konsulentvirksomheder kender til. Ofte er timeregistreringen så mangelfuld, at mange timer er nødt til at blive afskrevet, da ingen ved, hvad de dækker over.

Timeregistrering er som udgangspunkt bygget op omkring konsulentens kommentar, og i en travl hverdag ryger det ofte i baggrunden til fordel for kunden og den egentlige opgave. Samtidig laves timeregistreringen tit som det sidste efter en lang arbejdsdag. Derfor er detaljegraden ofte mangelfuld, og registreringen er endda måske ubrugelig.

Enten skal der bruges rigtig lang tid på fakturering, eller også skal der afskrives timer. Det koster på bundlinjen.

Tidskrævende fakturering

Når der skal faktureres, starter det helt store puslespil, og de samme spørgsmål skal besvares gang efter gang. Hvad er det, konsulenten har registreret? Er det på projektet eller en ny opgave? Hvad er der aftalt af estimat på denne lille ændring (typisk sendt pr. mail)? Spørgsmålene er mange og meget sjældent mulige at besvare.

Selv med meget få ansatte kan det tage dagevis at komme igennem. Ofte vælger man at afskrive timer for at undgå spørgsmål og mistillid fra kunden. Det er timer, som kunden måske gerne vil betale for, hvis dokumentationen var i orden.

Ikke bare timeregistrering, men timefakturering

Timevo har løst den udfordring ved at fjerne afhængigheden af konsulentens kommentar. I Timevo bindes alle registreringer op på en opgave, der bindes op på et projekt, og timeregistreringen har derfor altid den optimale kvalitet, så alle timer kan faktureres. For os handler det derfor ikke bare om at få registreret en masse timer, men at få registret en masse timer med den nødvendige kvalitet, så I som virksomhed opnår fuld fakturering.

 

call logger

Call Logger: Få betaling for de timer, du taler i telefon

Timeregistrering i hverdagen kan være udfordrende i sig selv, hvilket kun forstærkes, når man er på farten. Derfor lancerer vi Timevo Call Logger-app, der automatisk registrerer dine telefonopkald, hvorefter du med få klik kan overflytte data til din timeseddel.

Til dig, der ofte er på farten

Får du altid registreret telefonmødet, du holder i lufthavnen? Eller den support du giver på vej hjem i bilen? Mange kan nok nikke genkendende til, at den tid ofte bare går tabt og ender som tid, man ikke kan redegøre for. Timevos mobil-app til Android og IOS registrerer alle dine opkald, og hvor lang tid du har brugt på dem. Herefter matcher den automatisk dine opkald med den kundedata, du har i Timevo. Herefter kan du overflytte tiden, du har brugt på hvert enkelt opkald, til Timevo.

Hvad så med private opkald?

Du vælger naturligvis selv, om opkaldet skal registreres. Hvis din mor ofte ringer i arbejdstiden, fremgår det altså ingen steder. Data bliver kun gemt i Timevo, hvis du aktivt vælger det.

Bedre indblik og økonomi

Med Call Logger bliver det nemmere at kunne fakturere al den tid, der er brugt på en opgave. Det har ikke kun direkte økonomisk betydning, men er også væsentligt, når man bruger timeregistreringerne som internt arbejdsredskab.

Call Logger sørger for, at du og din virksomhed får et mere præcist indblik i, hvor meget tid, der samlet set, er brugt på et projekt.

Timer & opgaver. Automatisk: Google Assistant

Timer & opgaver. Automatisk: Google Assistant

”Hej, hvor mange timer vil du registrere?”. Så nemt kan du timeregistrere med Timevo og vores nyeste funktion: Google Assistant. I stedet for at timeregistrere manuelt, kan du nu nemt og hurtigt tale din timeregistrering ind i Timevo.

Tabte timer

Langt de fleste virksomheder, der lever af at sælge timer, kender til udfordringer med timeregistrering. Det tager tid. Det bliver måske heller ikke altid prioriteret, da man egentlig hellere vil bruge tid på at løse opgaver for kunder. Ofte tænker man: Jeg gør det bare i morgen. Og i morgen har man glemt, hvad man har lavet i dag. Derfor kan der være meget arbejdstid, man ikke kan redegøre for. Tid, der  herved ikke kan faktureres. Det kan nu være fortid.

Tidssvarende timeregistrering

Har du holdt et telefonmøde i bilen, kan du med det samme registrere tiden på en opgave, så tiden ikke går tabt. Sidder du foran computeren, kan du også nemt timeregistrere løbende, mens du har dit arbejde i skarp erindring.

Med denne funktion vil vi gerne tilpasse timeregistrering til det automatiserede, moderne samfund, og gøre det nemmere at integrere i arbejdsdagen samtidig med, at registreringerne er retvisende og fyldestgørende.

Flere fakturérbare timer

Tiltaget sikrer dig og din virksomhed de bedste rammer for løbende timeregistrering. Det kan give jer mindre administrativ tid, flere fakturérbare timer og herved en stærkere økonomi.

Automatisk timeregistrering

Vi vil gerne skubbe til, hvordan timeregistrering og opgavehåndtering normalt tænkes og praktiseres. Derfor lancerer vi tre banebrydende features, hvor integrationen til Google Assistant er den ene. Den anden er appen Desktop Tracker, der automatisk registrerer den tid, du bruger i forskellige programmer på din computer. Den sidste er vores Call Logger-app, der automatisk registrerer dine opkald, og kobler dem på kundedata i Timevo, hvorefter du selv vælger hvilke opkald, der skal overflyttes til din timeseddel.

"Med Portlr glæder jeg mig faktisk til at tidsregistrere"

“Med Timevo glæder jeg mig faktisk til at tidsregistrere”

Hvad var dine udfordringer, før du fik Timevo?

Før jeg skiftede til Timevo, brugte jeg et standard online-program til tidsregistrering. Jeg oplevede dog, at programmet ikke var fleksibelt nok: Jeg havde bl.a. nogle problemer med at slette og redigere kunder, projekter og tidsregistreringer. Det var derfor lidt noget rod. I stedet for at hjælpe mig i min hverdag, endte det med at vanskeliggøre den.

Derudover var programmet ikke integreret med Dinero, hvilket resulterede i, at fakturering tog lang tid hver måned. Jeg skulle manuelt trække data ud og overføre til Dinero, hvorfra jeg så kunne fakturere mine kunder. Det var en tidskrævende proces.

Hvordan er din dagligdag med Timevo

Det er tydeligt at mærke, at min hverdag med Timevo er blevet meget nemmere. Jeg glæder mig faktisk til at skulle ud til kunderne og registrere timer, fordi jeg stoler 100% på, at platformen har min ryg. Og ellers har Timevos support, hvor jeg altid kan ringe og få hjælp. Timevos support var afgørende for, at jeg skiftede.

Platformen er meget brugervenlig. Når man har lært den at kende, tager det ingen tid at oprette kunder, projekter, tidsregistreringer etc.

Hvilke fordele oplever du med Timevo?

Helt konkret oplever jeg, at jeg har et meget bedre overblik over alle mine opgaver og projekter. Jeg bruger markant mindre tid på at finde frem og tilbage mellem data. Alle kunder, projekter og opgaver i Timevo har et unikt nummer, og når jeg skal finde tidligere opgaver og projekter frem, er det meget nemt at gøre ved hjælp af de numre. Det sparer mig enormt meget tid, som jeg i stedet kan bruge på min kerneforretning.

Timeseddelsrapporten fungerer meget bedre end dén, jeg er vant til fra før. Med Timevo har jeg faktisk mulighed for at give regnskabsfolk eller projektledere adgang, så de selv kan følge de opgaver, der vedkommer dem – i stedet for at de skal have fat i mig for fx at spørge, hvor meget tid jeg har brugt.

Derudover er Timevo fuldt integreret med Dinero, så faktureringen tager også markant kortere tid. Jeg opretter bare fakturakladden på baggrund af timer og eventuelt omkostninger og med et enkelt klik, overfører jeg fakturakladden fra Timevo til Dinero.

Fem gode råd: Sådan optimerer du din forretning med Portlr

Fem gode råd: Sådan optimerer du din forretning med Timevo

Du spekulerer måske tit i strategier til, hvordan du optimerer din forretning. Vi har et bud.

Timevo blev stiftet, fordi vi oplevede, at vi ofte var nødt til at afskrive timer. Timer, vi havde brugt på at udføre et stykke arbejde for en kunde. Men hvis kunden ikke genkendte aftalen, når de modtog fakturaen, og der samtidig manglede informationer om, hvad timerne blev brugt på, stødte vi for tit på dilemmaet: Vil vi have en tilfreds kunde eller vil vi afskrive timer? Eller vil vi bruge ressourcer på at grave frem, hvad timeregistreringerne egentlig dækker over?

Det blev vi trætte af. Derfor stiftede vi Timevo, der samler timeregistrering, opgavehåndtering og projektstyring under den samme platform. Fordi alt er samlet i ét system, er ovenstående dilemma fortid.

Vi har lavet en lynguide til dig, som du kan bruge til at få indblik i, hvordan Timevo fungerer. Og ikke mindst hvordan det vil gavne din forretning.

  1. Du får gladere kunder: Kunden kan anmode om et estimat på en opgave. Når opgaven er udført og kunden modtager fakturaen, er der hermed ingen overraskelser. Kunden kan genkende aftalen, hvilket er altafgørende for tilliden og samarbejdet.
  2. Du slipper for at afskrive timer: Kunden kan godkende et estimat på en opgave. Når dine kunder modtager fakturaen, slipper du for, at der bliver stillet spørgsmålstegn til den. Gennemgående transparens i aftalegrundlaget betyder, at du ikke pludselig er nødt til at afskrive timer.
  3. Du kan nemt og hurtigt timeregistrere i hverdagen: Timeregistreringer bindes op på en opgave og et projekt. Vores oplevelse er, at kunderne ikke har noget i mod at betale. De vil bare gerne vide, hvad de betaler for. Derfor bindes al timeregistrering op på en opgave eller et projekt. Du behøver derfor ikke bruge tid på at huske, hvad timerne er brugt på.
  4. Både du og dine kunder får overblik: Dine kunder får deres eget login. Kunderne kan altid logge ind og holde sig opdateret på både opgaver og projekter. Samtidig kan du både kommunikere med dine kunder og samtidig kommunikere internt med andre kollegaer på samme projekt.
  5. Du sparer tid: Timevo integrerer med dit økonomisystem. Du har al den nødvendige information samlet og kan overføre fakturakladder til dit økonomisystem med ét enkelt klik. Faktureringsprocessen er derfor nemt at gå til, og du kan i stedet bruge tid på nye projekter.

Sådan optimerer du din forretning med Timevo.

Sådan sparer I tid på fakturering

Sådan sparer I tid på fakturering

Mange kender det; fakturering, der kan tage dage, måske uger. Tid, der forsvinder mellem hænderne. Men der er heller ikke tid til at stoppe op og gøre noget ved det. Når der skal faktureres, bruger mange virksomheder systemer, der fungerer et stykke hen ad vejen. Så tilpasser de interne processer til systemet, retter lidt ind hist og her, og så fungerer det jo nogen lunde. Dét at skifte system kan nemlig opleves som en stor og uoverskuelig proces. Men det behøver det ikke være.

Fakturering uden ende

I mange virksomheder er faktureringsprocessen enormt tidskrævende. Der timeregistres i ét system, hvorefter data manuelt overføres til et andet. Der vil næsten altid mangle ekstra information om en opgave, og konsulenter er nødt til at tænke flere uger tilbage. Ofte uden held.

Når faktureringen er så besværlig, er der ikke tid til at overveje, undersøge og implementere nye løsninger. På den måde løber man med cyklen i hånden, men har ikke tid til at sætte sig op på den. Virksomhederne har simpelthen ikke overskuddet til at finde et optimalt system.

En tidskrævende cirkel

Hos Timevo forstår vi dilemmaet. Men for at kunne gøre noget ved komplekse faktureringsprocesser, der koster tid og kroner, er man nødt til at bryde cirklen. Et nyt optimalt system vil med al sandsynlighed kunne effektivisere arbejdsgangen, men implementeringen skal være nem og hurtig. Hvis faktureringen kan effektiviseres, vil det i sidste ende frigive mere arbejdstid. Tid, der kan bruges på at øge indtjeningen.

Mere arbejdstid – større faktureringsgrad

Med Timevo har vi skabt en platform, der samler timeregistrering, opgavehåndtering og projektstyring. Alle informationer er samlet i ét system. Når medarbejdere timeregistrerer, binder de registreringen op på en opgave og et projekt. Derfor mangler der ingen ekstra information, når der faktureres. Efterfølgende kan fakturakladder overføres fra Timevo til økonomisystemet med ét enkelt klik.

Læs hvordan vi hjalp Zantio it med at effektivisere deres fakturering her

Vores brugere oplever, at deres faktureringsgrad er steget, blandt andet fordi de med Timevo har fået styr på deres aftaler med kunder, og derfor slipper for at afskrive timer, da kunderne kan få fuldt indblik i, hvad der er aftalt. Virksomhederne bruger langt mindre faktureringstid, og har derfor fået mere tid, de kan bruge på konkrete opgaver.

Vi gør det nemt

Vi har talt med mange virksomheder, der befinder sig i dilemmaet, hvor de løber med cyklen i hånden. Og mange tror, at implementeringen af en ny løsning er enormt tidkrævende og dyrt. Det er ikke tilfældet med Timevo. Vi tilbyder blandt andet:

  • Gratis migrering. Vi overflytter al jeres data fra jeres nuværende systemer over i Timevo.
  • Gratis integration. Vi integrerer med jeres økonomisystem.
  • Gratis onboarding. Vi tilbyder fire timers gratis on boarding, så I nemt og hurtigt kan komme i gang.
EU-dom Timeregistrering påkrævet

EU-dom: Timeregistrering påkrævet

Over 160.000 danske virksomheder vil blive tvunget til at genindføre timeregistrering for deres ansatte, hvis en EU-dom bliver en realitet. Beslutningen truer den klassiske danske arbejdsform, og virksomheder frygter, at omkostningerne ved timeregistrering bliver for store. Uden at give egentlig værdi den anden vej. Men er det muligt at vende truslen om timeregistrering til en mulighed?

Timeregistrering kan effektivisere og øge bundlinjen

Timeregistrering kan både være en fordel for den enkelte medarbejder og for virksomheden. Når medarbejdere timeregistrerer, får de et bedre indblik i deres egen arbejdsgang. Det kan gøre det nemmere at prioritere opgaver og sikre, at man ikke arbejder over. Timeregistrering giver også ledere et indblik i hvor meget tid, der bruges på de forskellige opgaver, hvilket kan bruges til at effektivisere arbejdsgangen. I sidste ende kan timeregistrering skabe et bedre arbejdsmiljø og samtidig være med til at øge bundlinjen. Spørgsmålet er bare, hvordan man kan udføre moderne tidssvarende timeregistrering?

Timeregistrer med Timevo

De sidste 15 år har timeregistrering været på den samme måde. Sidst på dagen registrerer man, hvad man har lavet. Men er det nu også smart?

Undersøgelser indikerer, at der mistes 45 minutters fakturérbar tid pr. medarbejder om dagen, hvis medarbejderen registrerer sin arbejdstid sidst på dagen i stedet for løbende. En virksomhed på 20 mand og en timeløn på 800 kroner vil derfor hvert år miste cirka tre millioner kroner. Selv for en virksomhed på fem mand løber det op i cirka 700.000 kroner om året – penge, der fjernes direkte fra bundlinjen. Derudover skal du lægge de timer, der er brugt på mails og telefonopkald, som ikke er registreret nogen steder. Besværlige timeregistreringsystemer kan være årsag til, at mange virksomheder ender med at gå glip af timer og herved kroner. Derfor har vi skabt Timevo.

Timevo er udviklet med det formål, at timeregistrering skal være nemt og gennemskueligt, så det kan integreres løbende i arbejdsdagen. Timevo samler timeregistrering, opgavehåndtering og projektstyring under den samme platform, hvilket gør det let at gå til i hverdagen.

Timeregistrering på den fleksible arbejdsplads

Hvis I downloader Timevo til jeres telefoner, kan I vælge at registrere de indgående og udgående opkald, I ønsker. Så kan telefonmødet uden for regulær arbejdstid også registreres. Det gør faktureringen til potentielle kunder lettere, og kan samtidig bruges af både medarbejderen og lederen, når arbejdsgangen skal gennemgås.

Systemgruppen

“Vores faktureringsgrad steg med 25%”

Hvad var jeres udfordring, før I fik Timevo?

“Før vi fik Timevo, havde vi vores eget udviklede system til timeregistrering og opgavehåndtering. Problemet var bare, at det manglede helt basale funktioner. Der var fx udfordringer med måden, man håndterede sager på og generelt hele flowet omkring tidsregistrering.

Det betød, at vi i en periode kørte med et separat system til timeregistrering, hvor brugerne skulle kommentere på deres timeregistreringer, for at lederen sidst på måneden kunne se, hvad tiden var brugt på. Realiteten var bare, at beskrivelserne sjældent var tilstrækkelige for at give lederen og ikke mindst kunden en grundig nok forståelse af, hvad timerne var brugt på.”

Hvordan er jeres dagligdag med Timevo?

“Efter vi har skiftet til Timevo, er vores daglige arbejdsrutiner blevet meget bedre. Vi arbejdet først og fremmest i ét samlet system. Både til vores timeregistrering, opgaver og projekter. Når vores medarbejdere registrerer tid nu, gør de det direkte på en opgave. Så det er altid nemt for mig som leder at skulle fakturere vores kunder, for jeg er aldrig mere i tvivl om præcis, hvad tiden er brugt på.

Vi har mange små opgaver i løbet af en dag, der kan tage ned til et kvarter at hjælpe kunden med. Men også det er super nemt i Timevo. Det tager ganske kort tid at oprette en opgave, og vi kan registrere tid direkte inde i opgaven, der kan lukkes med det samme.

Medarbejderne er også glade for det. De skal kun bruge ét system nu, og de er også fri for hele tiden at blive spurgt om, hvad de lavede på en opgave for tre uger siden.”

Har vi spørgsmål til platformen, har vi altid bare ringet til Timevo, og de har kunne hjælpe os videre stort set med det samme”.

Hvilke fordele oplever I ved Timevo?

“Det vigtigste for os, er nemt og hurtigt at kunne finde ud af, hvilke medarbejdere der har brugt hvor mange timer på hvilke opgaver. Og præcis dét kan Timevo hjælpe os med. Som leder har vi lynhurtigt et komplet overblik over timer brugt på opgaver. Det hjælper os også, når vi skal fakturere, der tager meget kortere tid med Timevo end andre systemer, vi har prøvet.

Det er også meget vigtigt, at vores medarbejdere altid har et overblik over, hvad der er lavet på en opgave, hvis de giver den videre til en kollega. Og der kan de direkte på opgave se, hvad der tidligere er blevet skrevet om – eventuelt også med kunden.

Det er i bund og grund et utrolig nemt system at bruge. Der er ikke alle mulige knapper, man aldrig bruger, fordi det er et stort tungt amerikansk system. Det har alle de nødvendige funktioner, og er samtidig ekstremt brugervenligt, der er nemt at finde rundt og navigere i.”

“Det kræver ikke flere dages kursus at bruge. Vi kom praktisk talt i gang på en dag.”

“Portlr er det eneste rigtige for os”

“Timevo er det eneste rigtige for os”

Zantio IT blev stiftet i 2015 af Simon Jensen, og har siden da oplevet en kraftig vækst af kunder, medarbejdere og opgaver og det ligger pres på blandt andet timeregistrering og fakturering. Zantio servicerer både private og erhvervskunder indenfor blandt andet IT-drift, IT-outsourcing, sikkerhed og meget andet.

Hvad var jeres udfordring, før I fik Timevo?

“Før vi fik Timevo, havde jeg som virksomhedsejer et meget stort arbejde i at fakturere i slutningen af måneden. Vores medarbejdere registrerede timer i deres Outlook, hvor de også beskrev hvad de havde lavet for kunden. Når jeg så skulle fakturere i slutningen af måneden, skulle jeg manuelt ind i hver enkelt medarbejders Outlook kalender og manuelt overføre timerne og opgavebeskrivelsen til vores ERP-system. Nogle gange blev jeg nødt til at spørge konsulenterne om ekstra information på en opgave, der blev udført flere uger tilbage, og det kunne de selvfølgelig ikke huske. Arbejdsbyrden var enorm, og det tog mig ofte adskillige dage at fakturere.

Desuden røg der ofte timer ved siden af fakturaen, fordi vores medarbejdere ikke havde ét samlet system til timeregistrering og opgavehåndtering.

Hvilke fordele oplever I med Timevo?

Vi oplever mange fordele med Timevo, og først og fremmest i samspillet mellem informationer på platformen. Ved at samle kunder, projekter, opgave og fakturakladder i samme system, har vi øget vores effektivitet, da vi skal ikke længere arbejde frem og tilbage fra forskellige systemer. Det er blevet hurtigere og nemmere for os at lave timeregistrering og fakturering heraf.

Timevo har nogle helt konkrete funktioner, der gør, at det er det eneste rigtige system for os:

  1. Vi har alle kundens brugernavne og adgangskoder samlet i Timevo under kundens information. Det har sparet rigtig meget tid, da vi kan finde alle informationerne ét sted.
  2. Kunden kan godkende opgaveestimater før start. Det betyder konkret, at vi aldrig mere skal forsvare en faktura eller i værste fald skære timer af en faktura. Kunden er også gladere, da de aldrig mere er i tvivl om hvad de betaler for.
  3. Sagshistorikken på lukkede opgaver kan nemt findes. Hvis en kunde oplever et problem, som vi har løst en gang før, kan vi hurtigt finde opgaven og løsningen frem igen.

Overordnet set gør Timevo, at vi har frigivet mere tid til at servicere vores kunder, da vi ikke længere bruger dage på fakturering og timer på at finde informationer fra forskellige platforme. Timevo har været en game changer for os, og uden Timevo ville vi formentlig have været nødt til at sige nej til at håndtere især større kunder.